Wat is archief nou eigenlijk? Archief is een bewaarplaats van informatie met belangrijke gegevens. Deze belangrijke informatie kan in verschillende vormen worden bewaard. Bijvoorbeeld dossiers, brieven, aktes, kaarten en bijvoorbeeld foto’s. Dit zijn allerlei materialen die hier in bewaard kunnen worden.
Definitie archief
Naast dat archief belangrijke informatie bevat. Is het woord archief ook een aanduiding van de totale verzameling van belangrijke informatie die een organisatie, instelling of persoon heeft gemaakt en verzameld.
In de handleiding van Samuel Muller Fzn. (Gemeente- en Rijksarchivaris van Utrecht) uit 1898 is de definitie: “Een archief is het geheel der geschrevene, getekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door enig bestuur of een zijner ambtenaren, voor zover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten”
In de Nederlandse archiefwet 1995 wordt een archief gedefinieerd in 4 soorten:
- bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.
- bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan
- bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten.
- reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.
Verantwoording
Archiefstukken kunnen als bewijs dienen voor de werkprocessen. Archief is dus een verantwoording voor de werkprocessen. Daarnaast is het archief informatieve informatiebron voor de bedrijfsvoering. Bovendien kunnen archiefstukken ook bewaard worden voor de cultuurhistorische waarde.
Bewaartermijn archief
Ieder archiefstuk heeft een bewaartermijn. Mits het bewaartermijn van een archiefstuk verstreken, bent u verplicht het archiefstuk te vernietigen. In de archiefwet 1995 en het archiefbesluit 1995 staat dat overheidsorganisaties zogenaamde selectielijsten dienen op te stellen. Een selectielijst beschrijft welke type documenten u voor welke periode dient te bewaren. In een selectielijst staat ook beschreven welke archiefstukken uw organisatie eeuwig dient te bewaren. Archiefstukken die u eeuwig dient te bewaren moeten worden opgeslagen in een geconditioneerde archiefruimte die voldoet aan de archiefwet.
Toegang
| Niet iedereen heeft toegang tot het archief. Dit mag namelijk in veel gevallen niet. Het is belangrijk dat wordt gemonitord wie toegang heeft tot de informatie. Daarnaast is het ook belangrijk dat de geautoriseerde medewerkers of personen die toegang hebben, ook alleen hun eigen informatie kunnen inzien en raadplegen. Dit is gemakkelijk te beheren met een archiefsysteem zoals de Opvraagservice. Via de Opvraagservice kunt u medewerkers autoriseren per deelarchief en bijhouden welke raadplegingen zij doen. Ook kunt u gemakkelijk rapportages maken en controleren. |  |
Meer informatie
Wenst u meer informatie te ontvangen over het onderwerp archief? Dan nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen over dit onderwerp. U kunt contact met ons opnemen via de onderstaande button.