KarmacM&R biedt de ideale oplossing voor bedrijven die op zoek zijn naar een betrouwbare partner voor extern archiefbeheer. Wij beheren uw archief in één van onze archiefopslagruimten. KarmacM&R heeft meerdere archiefruimten die voldoen aan alle eisen die de archiefwet eraan stelt. Graag helpen wij u om uw archief op de meeste veilige en gestructureerde manier te beheren en daarbij op de beheerskosten te gaan besparen.
DYNAMISCH OF STATISCH ARCHIEFBEHEER
| U heeft bij ons verschillende mogelijkheden, daarom is er altijd een vorm van archiefbeheer die bij u en uw bedrijf past. We kijken graag samen met u naar oplossingen om uw archief te beheren. Er zijn 3 verschillende soorten opslag waar wij uw archief kunnen beheren. Dit kan in de statische opslag, de semi statische opslag en in de dynamische opslag. |  |
STATISCH ARCHIEFBEHEER
Statisch archiefbeheer is de ideale methode om het archief extern op te slaan, dat u zelden nodig heeft of gebruikt, maar wel moet of wil bewaren. Organisaties moeten vanwege wet- en regelgeving documenten bewaren vanwege wettelijke bewaartermijn. Ook als u deze documenten voor de dagelijkse activiteiten niet meer in eigen beheer hoeft te houden, moeten ze bewaard worden.
Externe archiefopslag is voor die documenten meestal de beste oplossing. U heeft de zekerheid dat de archieven zorgvuldig bewaard worden. Daarnaast staan uw archieven niet meer in de weg of kunt u de kostbare ruimte voor andere doeleinden gebruiken. Na het verstrijken van de bewaartermijn(en) kunnen de stukken door KarmacM&R voor u professioneel vernietigd worden.
SEMI STATISCH ARCHIEFBEHEER
Semi statisch beheer is vooral geschikt om dossiers op te slaan, die u niet dagelijks gebruikt. Echter moeten deze dossiers wel snel geraadpleegd kunnen worden.
Bijvoorbeeld diverse ziekenhuizen maken van deze optie gebruik. KarmacM&R heeft voor dit type archieven een uitgebreide archiefopslag locatie beschikbaar. In deze ruimte zijn uw dossiers net zo toegankelijk als u intern gewend bent. Daarnaast kunt u het archief snel opzoeken en aanvragen via onze Opvraagservice web portal. Wij kunnen uw opvraag al binnen één uur digitaal aanleveren als dat noodzakelijk is. U profiteert hierdoor van alle voordelen van externe opslag, zonder de dagelijkse zorg en beheerskosten in huis.
DYNAMISCH ARCHIEFBEHEER
Bij dynamisch archiefbeheer wordt KarmacM&R het verlengstuk van uw organisatie, een externe afdeling binnen uw bedrijfsvoering. Documentatie die u dagelijks nodig heeft binnen uw dynamisch archief plaatst u bij Karmac. Karmac beheert uw archief tot op dossierniveau, waardoor u snel toegang heeft tot de juiste documenten. Met Scanning on Demand zijn uw dossiers vaak sneller dan voorheen en in hoge kwaliteit digitaal toegankelijk. Een opvraag kan bij spoed al binnen één uur geleverd worden. Dit is vaak sneller dan wat intern mogelijk is. Ook de fysieke dossiers kunnen we vanwege onze zeer centrale ligging van onze locaties in Nederland snel en betrouwbaar bezorgen. KarmacM&R beschikt over een eigen transportdienst met eigen auto’s en medewerkers, zodat veilig transport gegarandeerd is.
Maak een vrijblijvende afspraak
Wilt u meer informatie over de verschillende manieren om uw archief te beheren? Maak dan gerust een afspraak bij KarmacM&R voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. We heten u welkom op een van onze locaties en geven u daarbij een uitgebreide rondleiding door ons mooie bedrijf.
Daarnaast is het natuurlijk mogelijk om uw wensen op het gebied van archiefbeheer met ons te bespreken. Wij staan graag voor u klaar! Gebruik de onderstaande buttons om contact met ons op te nemen over de mogelijkheden van archiefbeheer bij KarmacM&R.
Uw archief altijd bereikbaar
Bij Karmac is uw archief altijd bereikbaar. Via onze Opvraagservice kunt u gemakkelijk en snel uw archief aanvragen. We maken alleen gebruik van eigen medewerkers die we nauwkeurig screenen. Zij leveren de documenten bij u aan volgens uw wensen: fysiek of digitaal. De dossiers worden afgeleverd op de locatie van uw keuze op het afgesproken tijdstip. Het gesloten transport is verzekerd met een transport- en reconstructieverzekering.
De voordelen van archiefbeheer bij KarmacM&R
Het archiefbeheer van KarmacM&R is gebaseerd op onze drie kernwaarden: veiligheid, betrouwbaarheid en privacy. Wij zijn ook de enige Nederlandse partij die archiefspecialisten in dienst heeft. Al onze archiefspecialisten zijn perfect op de hoogte van alle wet- en regelgeving. Daardoor is Karmac de beste archiefbeheerder in de markt.
ARCHIEFRUIMTES VOLGENS DE HOOGSTE VEILIGHEIDSEISEN
Alle onze (geconditioneerde) archiefruimtes voldoen aan de hoogst geldende veiligheidseisen. Dat houdt in dat we een NEN- en ISO certificatie hebben en dat we beschikken over een geldige registratie bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Binnen onze organisaties hebben wij ook een functionaris gegevensbescherming aangesteld die de eisen van de ISO constant meet en waardeert. Verder zijn alle archiefopslagruimtes ingericht volgens de laatste wet- en regelgeving.
UW DOCUMENTEN OPTIMAAL BESCHERMD
Uw archief slaan we op in ruimtes die optimaal beschermd zijn tegen allerlei calamiteiten en externe invloeden. Inbraak, brand, ongedierte, schimmels en weersomstandigheden hebben daarom geen invloed op uw documenten. Karmac zorgt ervoor dat alle dossiers in topconditie blijven. Ook op de lange termijn.
PRIVACY WAARBORG
Bij Karmac bent u er zeker van dat uw dossiers in goede handen zijn. Al onze medewerkers hebben een nauwkeurige screening doorlopen. Daarnaast hebben de werknemers van Karmac allen een geheimhoudingsverklaring en een integriteitsverklaring ondertekend. Bovendien eisen wij aan ons personeel dat zij beschikken over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG-verklaring). Vertrouwelijke documenten kunt u dus gerust door Karmac laten beheren.
Contact met ons opnemen
We vinden het belangrijk om ieder bedrijf een geschikte vorm van archiefbeheer te bieden. Daarom levert Karmac altijd maatwerk en zijn er geen vaste tarieven te noemen voor het extern opslaan van het archief. Prijzen van archiefbeheer zijn onder andere afhankelijk van de grootte van het archief, de duur van de opslag en de wijze waarop we het archief beheren.
Voor meer informatie over archiefbeheer bij KarmacM&R, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande buttons. We beantwoorden graag uw vragen of we sturen u een op maat gemaakte offerte.