Archiefbewerking zorgt ervoor dat uw documenten overzichtelijk opgeborgen en snel toegankelijk zijn. KarmacM&R is dé expert als het aankomt op een professionele archiefbewerking. Door middel van onze gekwalificeerde medewerkers schonen wij uw archief op en ordenen wij uw documenten. Dit kan zowel met een digitaal, als met een fysiek archief. Met onze beheerwerkzaamheden zorgen we voor een gestructureerd archief waarin dossiers snel en eenvoudig terug te vinden zijn.
Wat is archiefbewerking?
Archiefbewerking is selectie, ordening en ontsluiting van een archiefafdeling of een archief. Archieven zijn voor veel organisaties lastig bij te houden. Door de jaren heen worden er veel bestanden bewaard. Daardoor is het archief onoverzichtelijk zit er geen duidelijke doelstellingen en structuur in het archief.
KarmacM&R structureert bestaande archieven en stelt een archiefbewerkingsplan op voor het verdere archiefbeheer.
De voordelen van archiefbewerking
Een opgeruimd en overzichtelijk archief levert u en uw werknemers een aantal voordelen op. Archiefbewerking betekent daarom een efficiëntere bedrijfsvoering waarmee u minder tijd kwijt bent aan het zoeken van de juiste documenten. In deze tijd, waar tijd geld is, zorgt dat voor een belangrijk financieel voordeel.
Onze oplossingen voor archiefbewerking
Vrijwel iedere organisatie beschikt over een archief. Dit kan zowel een digitaal als een fysiek archief zijn. Voor veel bedrijven is het lastig om het archief op een goede manier bij te houden. Het opbergen van documenten op een juiste en logische wijze vraagt om vakkennis. Door uw archief op de goede manier in te delen, zorgt u ervoor dat het een overzichtelijk geheel wordt. KarmacM&R heeft jarenlange ervaring met archiefbewerking voor allerlei uiteenlopende bedrijven. Tot onze mogelijkheden behoren:
HET OPSCHONEN VAN UW ARCHIEF
Ten eerste adviseren wij u welke dossiers bewaard moeten worden en voor welk termijn de dossiers bewaard moeten blijven. Daarbij houden we rekening met alle wet- en regelgeving. Op basis van een selectielijst bewerken wij de dossiers en verwijderen we overbodige documenten binnen de dossiers. Deze vernietigen we op een nauwkeurige en veilige wijze en de overgebleven selectie richten we opnieuw in. Vanwege de steeds strenger wordende privacywetgeving is het van belang om documenten niet langer te bewaren dan toegestaan is. Het resultaat is een overzichtelijk en toegankelijk archief.
ORDENEN VAN UW ARCHIEF
Onze ordenwerkzaamheden zijn ideaal voor bedrijven die beschikken over een archief waar de orde ver te zoeken is. Het gaat in dit geval meestal om documenten die bewaard moeten blijven, maar die nu op een onlogische wijze ingedeeld zijn. De medewerkers van Karmac ordenen uw archief op een dusdanige wijze dat u snel toegang heeft tot de juiste documenten. Bij het ordenen houden we daarom rekening met hoe belangrijk dossiers zijn en welke informatie u geregeld opvraagt.
DOSSIERVORMING
Daar waar de documenten nog niet in een dossier samengebundeld zijn, maken we dossiers aan. Ook hier gaan we op een overzichtelijke wijze te werk en maken we gebruik van professionele materialen.
MATERIËLE VERZORGING
Karmac helpt u bovendien graag bij de materiële verzorging van uw archieven. Alle materialen, zoals nietjes en paperclips, halen we uit uw documenten. Vervolgens verpakken we de dossiers in speciale materialen, die geschikt zijn voor het (permanent) bewaren van het archief. Denk daarbij aan zuurvrije omslagen, dossiermappen en archiefdozen.
DIGITALISERING
Daarnaast is het mogelijk een archief of delen daaruit voor u te digitaliseren. Hierdoor zijn uw voor uw bedrijfsvoering relevante documenten snel en altijd toegankelijk. Middels ‘scanning on demand’ kunt u ook de dossiers laten digitaliseren die u nodig heeft. Hierdoor hoeft u de vaak kostbare investering voor het digitaliseren van het gehele archief niet te doen. U heeft de dossiers die u gebruikt binnen 24 uur digitaal beschikbaar. Dat kan zelfs door automatische import in uw DMS systeem.
Contact opnemen met KarmacM&R
Bovendien bent u bij KarmacM&R van harte welkom voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek en een uitgebreide rondleiding door ons prachtige bedrijf. We laten u de mogelijkheden van archiefopslag en archiefbewerking zien en we bespreken uw wensen. Alle werkzaamheden van Karmac zijn maatwerk waardoor er geen vaste prijzen te noemen zijn. Aan de hand van uw wensen en de werkzaamheden die daarvoor nodig zijn, maken we een op maat gemaakte offerte.
Neem voor meer informatie, het maken van een afspraak of het aanvragen van een offerte gerust contact met ons op. We zijn bereikbaar op 0320 286 969 en kf@karmac.nl.