Heeft u als organisatie dossiers of documenten die bijvoorbeeld veelvuldig geraadpleegd worden, snel beschikbaar moeten zijn of direct op meerdere locaties beschikbaar moeten zijn, dan is het digitaliseren van waarschijnlijk een betere oplossing voor de bedrijfsvoering dan het opslaan alleen. Een digitaal archief is namelijk altijd en overal beschikbaar wanneer u documenten snel nodig heeft.
De oplossing Opslag in combinatie met Scanning on Demand is een prima oplossing als er uit het archief dat bewaard moet blijven er weinig of zelden documenten opgevraagd worden. Ook als de bewaartermijn relatief kort is en de stukken op termijn vernietigd mogen of moeten worden, dan is het meestal niet rendabel om alles te laten digitaliseren. Voor dit soort archieven en documenten is een combinatie van fysieke archief opslag met Scanning on Demand een betere oplossing.
Daarnaast vraagt het digitaliseren een doorgaans grote investering, die pas op langere termijn terugverdiend kan worden.
Archief laten digitaliseren
Als u een deel van uw archief geregeld moet raadplegen of digitaal beschikbaar wenst te hebben, dan kan alles digitaliseren de beste oplossing zijn. Met een volledig gedigitaliseerd archief kunt u het archief altijd direct raadplegen en sneller tot besluitvorming komen. Ook hierbij is het handig om rekening te houden met de bewaartermijn van uw archief. Als een archief nog een lange verplichte bewaartermijn heeft en is digitaliseren toch wenselijk, dan kan onder de juiste voorwaarden het fysieke archief vervangen worden door de digitale versie. Dan moet het fysieke archief wel vernietigd worden na scanning en moet het digitaliseren aan vervangingseisen voldoen.
Voor grotere scanprojecten, zoals het digitaliseren van een volledige archief of collectie en digitaliseren voor vervanging, werkt KarmacM&R heel nauw samen met zusterbedrijf Karmac Informatie & Innovatie. Karmac Informatie & Innovatie is gespecialiseerd in het digitaliseren van bijvoorbeeld archieven van Gemeenten (zoals Burgerlijke Stand, Bouwvergunningen, Dossiers Sociale voorzieningen), maar ook van projectdossiers voor bedrijven of andere grotere collecties die projectomvang gedigitaliseerd moeten worden.
Ook het digitaliseren van Gebonden Boeken, groot formaat tekeningen, microfilm en alle andere verschijningsvormen kan bij Karmac Informatie & Innovatie.
Klik op de schermafbeelding en ga direct naar de website:
Wenst u eerst meer informatie over het (gedeeltelijk) laten digitaliseren van uw archief? Wij gaan graag samen met u in gesprek en adviseren u graag op basis van onze jarenlange kennis en ervaring een passende oplossing te kiezen.
Neem gerust geheel vrijblijvend contact op via de onderstaande button of vraag een offerte aan als u wil weten