Het extern laten beheren en opslaan van archief kan voor elke organisatie een interessante optie zijn. Het voordeel van het extern opslaan van archieven begint vanzelfsprekend met een vergelijking van de kosten voor het intern opslaan en het extern opslaan bij KarmacM&R.
Als het archief nog intern opgeslagen is wordt de ruimte bijna altijd op een niet efficiënte manier ingezet. De interne opslag brengt een aantal nadelen met zich mee, waar vaak geen rekening mee gehouden wordt. Voldoet de gebruikte ruimte wel aan de omstandigheden die voor het opslaan van papier voldoen. Daarbij is de temperatuur en luchtvochtigheid van groot belang, om het aantrekken van ongedierte en schimmels te voorkomen.
Maar ook de beheerskosten worden vaak niet meegenomen in de afweging. De archieven moeten beheerd worden door een archivaris en beveiligd worden tegen oneigenlijk gebruik en externe dreigingen. Daarnaast moet een medewerker de dossiers of documenten zelf opzoeken, digitaliseren en wellicht om aan alle regelgeving te kunnen voldoen ook op termijn vernietigd worden.
Door het archief extern te laten beheren door KarmacM&R maakt u gebruik van de volgende voordelen:
- Interne ruimte efficiënter benutten
- Allen kosten voor netto opslagruimte in gebruik
- Geen interne beheerskosten voor opvragen, scannen, vernietigen etc.
- De informatiebeveiliging is perfect geregeld
- De dossiers en documenten worden in optimale condities opgeslagen
- Bewerken of digitaliseren tijdens opslag mogelijk
De exacte kosten voor externe archiefopslag zijn afhankelijk van het soort archief dat u heeft, de kwaliteit en duur van de opslagperiode, de omvang van het archief en de mate waarin het archief geordend is. De kosten voor het opslaan van archief kan al vanaf € 4,00 per strekkende meter archief.
Bij KarmacM&R betaald u altijd alleen voor het daadwerkelijke aantal objecten dat opgeslagen is. Maakt u nu nog gebruik van een gehuurde opslagruimte, dan bent u bij KarmacM&R per definitie altijd veel goedkoper uit, omdat u alleen voor de ruimte hoeft te betalen die u ook daadwerkelijk gebruikt.
In dat geval aarzel niet en neem direct contact op en maak de overstap.
Soort archiefopslag:
Heeft u een statisch archief en hoeven de documenten zelden of nooit geraadpleegd te worden, maar moeten ze wel bewaard blijven? Dan is palletopslag wellicht een goede optie en dan zijn de kosten voor archiefopslag voordeliger ten opzichte van een dynamisch archief.
 | Voorbeelden van een statisch archief zijn: – Financieel archief; – Schaduw archief; Voor statisch archief is palletstelling archiefopslag een uitstekende vorm om uw archieven voor een niet al te lange periode te bewaren. Na het vastgestelde bewaartermijn kan KarmacM&R het archief gemakkelijk en voordelig voor u vernietigen of uitplaatsen. |
| Indien u een dynamisch archief heeft of een archief waarbij losse dossiers op de plank staan (Zorginstellingen), dan gaan wij ervan uit dat uw archief regelmatig geraadpleegd zal worden. Het is dan ook belangrijk dat het archief snel binnen handbereik is. Hiervoor bieden wij legbordstelling archiefopslag aan. Daarbij kunnen de dossiers ook in een geconditioneerde archiefruimte opgeslagen worden. Aangezien het archief binnen handbereik ligt kunnen wij het archief sneller en eenvoudiger opzoeken en uitleveren. De prijzen voor de werkzaamheden worden hierdoor gereduceerd. De opslagprijs is ten opzichte van palletstelling archiefopslag wel hoger. Het archief neemt op legborden meer ruimte in beslag ten opzichte van een pallet. |  |
 | De archiefopslag met de hoogste kwaliteitseisen, daar hangt uiteraard ook de hoogste prijskaart aan vast. Geconditioneerde archiefruimte is bestemd voor overheidsarchieven en archieven met een historische waarde. In de geconditioneerde archiefruimte blijft de kwaliteit van het papier voor altijd gewaarborgd. Het archief blijft hierdoor voor altijd goed leesbaar. Hieronder vind u een overzicht van de richtprijzen voor de verschillende soorten externe archiefopslag: |
De bovenstaande prijzen staan nooit vast. Ook door het volume van uw archief kan de prijs voor archiefopslag dalen. Vraag dus altijd een offerte aan voor een op maat gemaakt plan voor uw archief.
Een offerte aanvragen kunt u doen via de onderstaande button.