Tergooi Medisch Centrum heeft in nieuwe gebouw gekozen om geen archiefruimte meer te maken en het fysieke archief extern te plaatsen bij KarmacM&R:
Papieren medische dossiers
‘in verzekerde bewaring’ gesteld
Nog niet zo heel lang geleden was het Tergooi ziekenhuis verdeeld over twee vestigingen, Blaricum en Hilversum. Sinds enkele maanden staat er echter een gloednieuw gebouw in Hilversum aan de Laan van Tergooi.
Een nieuwe start en naam; Tergooi Medisch Centrum en de fysieke dossiers opgeslagen in verzekerde en fraaie geconditioneerde archiefruimte. Die zijn namelijk – in ieder geval die van Blaricum – in ‘verzekerde bewaring’ in een fraaie geconditioneerde opslag in Lelystad. Keurig geordend opgeborgen voor de langere termijn door informatiespecialist KarmacM&R en digitaal beschikbaar wanneer dat nodig mocht zijn.
Wiljanne van Hardeveld is Afdelingsmanager Goederenlogistiek. Zij is met haar mensen verantwoordelijk voor de goederenstromen in het ziekenhuis, zoals dienstkleding, linnengoed, medische hulpmiddelen en de bezorging van post. Daarbij hoort ook het medisch archief. ‘De verhuizing naar onze nieuwe locatie in Hilversum is ingrijpend voor alle werkprocessen en voor ons in het bijzonder het logistieke proces. Van twee vestigingen naar één moderne ziekenhuisvestiging met alle moderne gemakken die een medisch centrum met regionale functie tegenwoordig nodig heeft is natuurlijk een mooi vooruitzicht.’
Grote veranderingen
Zo’n verhuizing naar een nieuwe vestiging biedt kansen op alle vlakken. Wiljanne: ‘Op het gebied van efficiency, zorgverlening, duurzaamheid, facilitaire zaken en ga zo maar door. Als je ergens de kans krijgt opnieuw te beginnen dan moet je daar ook maximaal gebruik van maken. De nieuwe locatie is niet alleen weer helemaal up-to-date qua zorg en medische technologie, ook het aantal vierkante meters is minder dan we voorheen beschikbaar hadden. Efficiency werd dus een cruciale succesfactor. Maar wel efficiency zonder afbreuk te doen aan de belangen van onze patiënten en zorgverleners. Het betekende bijvoorbeeld wel dat we geen dure vierkante meters meer wilden (en konden) inruimen voor ons papieren archief met duizenden strekkende meters patiëntendossiers.’
11.000 strekkende meter dossiers
In Blaricum beschikte Tergooi over zo’n 7000 strekkende meter archief, in Hilversum werd zo’n 4000 strekkende meter bewaard. Sinds eind 2016 is deze informatie digitaal opgeslagen in het EPD, het Elektronisch Patiënten Dossier. ‘De papieren dossiers moeten we, volgens de geldende wet- en regel-
geving minimaal twintig jaar bewaren. De ruimte die dat inneemt willen we liever gebruiken om onze patiënten te helpen bij hun zorgbehoefte.’
Informatiepartner KarmacM&R
Sinds lange tijd heeft Tergooi MC vanuit de vestiging in Hilversum al contact met M&R, tegenwoordig KarmacM&R. Wiljanne: ‘Met de plannen voor de nieuwbouw kwam uiteraard ook de uitdaging rondom de papieren dossiers aan de orde. KarmacM&R werd uitgenodigd om eens langs te komen.’ Wiljanne: ‘In 2021 zijn de eerste gesprekken geweest. Toen is ook besproken of het wellicht een optie zou zijn om alles te scannen. Maar waarom zouden we dat dan doen? Deze dossiers worden weliswaar regelmatig opgevraagd, maar niet dusdanig intensief dat het de kosten zou rechtvaardigen. Het gaat om misschien vijftien tot twintig opvragingen per maand. Op die grote hoeveelheid strekkende meters papieren dossiers was alles scannen daarom geen optie.’ De optie waarvoor werd gekozen was het veiligstellen van de papieren dossiers voor de langere termijn in een geconditioneerde omgeving in Kampen bij KarmacM&R. Eventuele dossiers die nodig waren kon Karmac dan scannen op het moment van de vraag. Zo geschiedde.
“Met de plannen voor de nieuwbouw kwam uiteraard ook de
uitdaging rondom de papieren dossiers aan de orde”
Wiljanne van Hardeveld
Afdelingsmanager Goederenlogistiek
Toezicht Functionaris Gegevensbescherming (FG)
Aangezien het hier gaat om gevoelige en persoonlijke informatie, zelfs medische gegevens die nog eens in de categorie ‘bijzondere persoonlijke gegevens’ vallen volgens de AVG, ging het proces van het overbrengen van de dossiers in overleg met de FG van Tergooi. Wiljanne: ‘Zorgvuldigheid is uiteraard geboden bij zo’n traject.’
Professioneel en ervaren
Met KarmacM&R werd een logistiek plan gemaakt en het overbrengen van de dossiers werd gestart. De mensen van KarmacM&R werden ‘gestationeerd’ in een aparte ruimte die niet voor iedereen toegankelijk was om zo hun werk vertrouwelijk te kunnen doen. ‘Daar zag je meteen de deskundigheid en ervaring van de mensen van KarmacM&R’, aldus Wiljanne. ‘Het verwerken van de dossiers en het verpakken, zodanig dat je bij aankomst in Kampen meteen de weg weet in al die informatie, werkte perfect. Dezelfde indexering en opbergstructuur maakt opvragen voor onze mensen makkelijker. Zo makkelijk zelfs dat toen na een paar dagen een van onze medewerkers toevallig een dossier nodig had dat net weg was naar Lelystad, een telefoontje genoeg was. Vijf minuten later was een digitaal exemplaar via een beveiligde lijn toegestuurd. Daar stonden we eerlijk gezegd wel van te kijken. Zo professioneel!’ Daarvan hadden ze bij Tergooi eerder al een indruk kunnen krijgen bij een bezoek aan de vestiging van KarmacM&R in Lelystad.
Blaricum in ongeveer een jaar overgebracht
Ofschoon het lijkt of je dozen vult en je deze overzet naar Lelystad en van daaruit weer opstapelt, werkt het uiteraard niet zo. Wiljanne: ‘Het is een zorgvuldige klus met meerdere controleslagen. Binnen een half jaar was echter het hele Blaricumse archief over gezet. Dat is eind 2022 afgerond. Nu gaan we ons opmaken om ook de 4000 strekkende meter dossiers van Hilversum over te brengen. We gaan er van uit dat ook dit archief goed wordt overgebracht naar Kampen.’
Wat Wiljanne vooral is opgevallen in de samenwerking met KarmacM&R is de deskundigheid, de professionaliteit, de communicatie met en de bereikbaarheid van de mensen van Karmac. ‘Dat viel ons bij het eerste gesprek al op en bij het bezoek aan Lelystad werd dat nog maar eens bevestigd. Deze mensen weten waar ze het over hebben, ze weten hoe zo’n traject gaat verlopen en geven je proactief advies over zaken waar je misschien tegenaan zou kunnen lopen. Alles wordt vooraf doorgesproken en als er eens iets onverwachts gebeurde waren ze direct bereikbaar en reageerden heel alert. Dat geeft vertrouwen en dat is precies waar ook onze zorgverlening op is gebaseerd.’
Tergooi Medische Centrum
met regionale spreiding
Naast de hoofdvestiging van het Tergooi MC in Hilversum zijn er ook regionale vestigingen. Waar voorheen de ziekenhuisvestiging Blaricum was, is sinds deze zomer een fraai Regionaal Medisch Centrum (RMC) geopend in het gebouw van de voormalige huisartsen spoedpost. Patiënten kunnen op afspraak in Blaricum terecht voor Cardiologie,
Dermatologie, Gynaecologie, KNO en Neurologie en voor bloedafname en echografie. In Weesp is al langer een RMC.
Zorg dichtbij
Wiljanne van Hardeveld: ‘Het doel van de aanpak met deze Regionale Medische Centra is een toekomstbestendig zorgaanbod realiseren in de regio Gooi en Vechtstreek. Als het moet leveren we zorg in ons nieuwe ziekenhuis in Hilversum. Als het kan daarbuiten, in een van de RMC’s in Blaricum of Weesp of zelfs bij mensen thuis.’
Technologische ontwikkelingen én de vraag vanuit onze patiënten, maakt dat Tergooi MC de afgelopen jaren meer zorg op afstand heeft kunnen leveren, bijvoorbeeld door digitale afspraken. Dat werkt heel goed, maar zijn wel grote veranderingen. Niet alleen voor de zorg en haar medewerkers, maar ook voor de patiënten. Daarnaast is ook de samenwerking met huisartsen, verpleeg- en verzorgingshuizen en andere zorgverleners in de regio hechter geworden. Hierdoor hebben al veel patiënten in de regio veel zorg dichterbij huis of thuis kunnen ontvangen.