Binnen de onderwijssector is archiefbeheer een complexe activiteit. Er zit een groot verschil in de bewaartermijnen van de verschillende soorten documenten die in het onderwijs bewaard moeten worden. Naast de documenten die kort bewaard hoeven worden zijn er ook documenten zoals stukken van de Raad van Bestuur, diploma’s, cijferlijsten en andere documenten die minimaal 50 jaar of permanent bewaard moeten worden. Door de structuur binnen het onderwijs is archiefbeheer nog niet overal even goed georganiseerd en krijgen wij regelmatig het verzoek om te helpen om het archief op te halen, te bewerken en met name de documenten die lang bewaard moeten worden om te pakken en te registreren.
Archiefbeheer studentendossiers
Wij merken dan ook regelmatig dat in het onderwijs het archiefbeheer een flinke klus kan zijn. De interne decentrale werkwijze die vaak nog gebruikelijk is, legt de druk voor het archiefbeheer vaak bij vakgroepen en docenten, waar het eigenlijk niet hoort. De verantwoordelijkheid voor het beheer ligt bij de Raad van Bestuur of Directie van de instelling. Als er twijfels bestaan of alle verplichte langdurig te bewaren documenten wel goed in beeld zijn en aan alle privacy regels daaromtrent voldaan wordt, dan is extern beheer door KarmacM&R een verstandige oplossing. De schaalvergroting die in de afgelopen decennia heeft plaatsgevonden maakt ook dat scholengemeenschappen over verschillende locaties verdeeld zijn en dat niet op elke locatie een archiefbeheerder aanwezig is.
Zodra er geen archiefbeheerder verantwoordelijk is voor het archief, dan registreert en beheert iedere leerkracht het archief op zijn of haar eigen manier. Dossiers worden vervolgens niet op dezelfde wijze geregistreerd, waardoor het terugvinden van een dossier erg lastig wordt. Dat is vooral problematisch als diploma’s en cijferlijsten van oud leerlingen opgevraagd worden, maar niet direct beschikbaar zijn.
Ervaring schonen en bewerken archief
KarmacM&R heeft veel ervaring met deze problematiek en reeds verschillende projecten voor onderwijsinstellingen uitgevoerd. Zo hebben we voor een opdrachtgever het volledige archief geïnventariseerd en geregistreerd op dossierniveau. Ook hebben wij voor veel scholen de diploma’s en dossier in onze archiefopslag staan. Bijkomend voordeel van het opschonen en extern opslaan van de archieven is vaak ook dat er ook veel documenten veel te lang bewaard worden en reeds geruime tijd geleden vernietigd hadden mogen en zelfs moeten worden. Om ook compliant te zijn aan de AVG wetgeving is actief archiefbeheer voor scholen ook belangrijk genoeg.
Bent u ook op zoek naar een goede archiefoplossing voor uw studentenarchief? Neem dan contact op met KarmacM&R om de mogelijkheden te bespreken.