Notariaat
Voor het opslaan en beheren van de notariële akten maken vele notariskantoren gebruik van de archiefopslag faciliteiten van KarmacM&R. Na overdracht van de dozen met akten heeft de notaris geen omkijken meer naar de opslag en beheer van de akten. In onze geconditioneerde archiefruimtes slaan wij de akten onder optimale omstandigheden op zodat de akten langdurig bewaard blijven zoals de wet,- en regelgeving van een notaris verlangt. Tijdens de opslag en beheer kunnen de akten zowel digitaal als fysiek opgevraagd worden en zijn dus altijd voor de notaris raadpleegbaar.
Extern archiveren kan bij zo’n overdracht (van vooral fysieke papieren) veel logistieke werkzaamheden besparen. Het archief blijft dan veilig opgeslagen en hoeft niet verplaatst te worden, totdat het moment van overdracht is aangebroken.
KarmacM&R kan u geheel ontzorgen als u gebruik wil maken van de mogelijkheid om de akten na de 20 jaar bewaartermijn voor de Notaris zelf over te dragen aan de overheid (DocDirect).
Het overdragen van de akten is aan diverse voorwaarden en standaarden voor materiele bewerking gebonden, waaraan de akten moeten voldoen. Daarvoor is veelal een bewerkingsslag noodzakelijk, waar KarmacM&R veel ervaring bij heeft en voor u kan uitvoeren. De akten moeten op volledigheid gecontroleerd en omgepakt worden in nieuwe zuurvrije dozen. De dozen moeten van etiketten worden voorzien, die aan alle eisen voldoen. Daarna moet er biologische toets worden afgenomen en indien noodzakelijk moeten de akten nog bestraald worden, voordat overdracht geregeld kan worden.
Na overdracht en acceptatie door de overheid is het beheren en bewaren verder kosteloos. De investering wordt daarmee vaak op de langere termijn ruimschoots terugverdiend en de zorgplicht gaat over naar de Rijksoverheid.
Een van de geconditioneerde archiefruimten voor
Advocaten en Notarissen
bij KarmacM&R
Advocatuur
Afhankelijk van het type document dat u wilt archiveren, kan de best passende opslag nog wel eens verschillen. Hierbij is het belangrijk dat u rekening houd met de wettelijke eisen die gesteld worden voor uw archief. Voor het bewaren van dossiers is opslag in onze optimaal beveiligde en geconditioneerde archiefruimte aan te bevelen, zeker als u een bewaartermijn van meer dan 20 jaar hanteert.
KarmacM&R beschikt op twee verschillende locaties over zo’n archiefruimte, waardoor u verzekerd bent van opslag die voldoet aan alle wensen en wettelijke eisen.
Voor bijvoorbeeld afgehandelde faillissementsdossiers of de financiële administratie gelden minder strenge eisen met betrekking tot de opslaglocatie. Hiervoor zou onze palletopslag of ons magazijn met legbordstellingen prima volstaan en daarmee is een goedkopere oplossing voor handen.
De keuze tussen deze twee opties is afhankelijk van hoe vaak u verwacht de dossiers te zullen raadplegen. Hoe lager de opvraagfrequentie, hoe voordeliger de opslag kan zijn.
Fysiek archief in combinatie met Scanning-on-demand
Het digitaal procederen van zaken komt voor sommige rechtsgebieden, maar matig van de grond, waardoor fysieke dossiers nog veel gebruikt worden. Daarnaast wordt een papieren dossier nog veel gebruikt vanwege de voordelen die nog ervaren worden met het bewerken van de dossiers. Fysieke dossiers kunnen zodra ze bij ons in de opslag staan door onze scanning-on-demand service, binnen 4 of 24 uur digitaal geleverd worden. Via onze webportal Opvraagservice vraagt u eenvoudig het benodigde dossier op uit uw eigen archief. Het opgevraagde dossier ontvangt u als pdf/a bestand, dat volledig voor u op tekst doorzoekbaar is gemaakt. Voor een uitstekende kwaliteit van de scans en daarmee een maximale tekstherkenning zijn wij de aangewezen partner. Diverse relaties kiezen ook voor het jaarlijks in bulk digitaliseren van dossiers, zodat dossiers reeds digitaal beschikbaar zijn en de omvang de van het fysieke archief afneemt. Zo heeft u niet meer de zorg over uw fysieke archief en investeert u in een besparing op de beheerskosten zonder dat de kostbare informatie in de toekomst verloren gaat.
Zowel voor documenten uit de advocatuur als voor notariële documenten, gelden specifieke wettelijke bewaartermijnen. Deze kunnen, afhankelijk van het soort document dat u wilt archiveren, nog wel eens verschillen. Bij KarmacM&R zijn we volledig op de hoogte van alle actuele bewaartermijnen. Wij kunnen u altijd adviseren over hoe lang uw documenten opgeslagen moeten blijven. Zo zorgen wij ervoor dat u het archief nooit meer te lang of te kort in beheer heeft.
Archiefvernietiging
Als de wettelijke of wenselijke bewaartermijn van uw dossiers en documenten voorbij is, zorgt KarmacM&R ook voor een veilige en onomkeerbare vernietiging zorgdragen. Door samenwerking met een betrouwbare partner verzekeren wij u van foutloze archiefvernietiging. Wij vernietigen zelf niet in huis vanwege de brandveiligheid van de opgeslagen stukken. Het papier wordt verwerkt tot onherkenbare snippers, waarmee ook vertrouwelijk papier altijd naar behoren wordt vernietigd. U ontvangt na de vernietiging een certificaat, waarmee u kan aantonen dat de privacy gevoelige informatie ook daadwerkelijk vernietigd is.
Neem contact op
Wanneer u meer informatie wilt ontvangen over de opslagmogelijkheden van uw archief bij KarmacM&R neem dan contact op. Wij komen graag met u in gesprek om tot de best passende totaaloplossing te komen.
Neem gerust contact op via de onderstaande buttons voor een gesprek met uitkomsten en een vrijblijvende offerte op maat.
