Advocatuur & Notariaat

Wij bieden u altijd de meest optimale uitkomst voor opslag, beheer en vernietiging. Ook uw administratieve gegevens op zijn bij ons in goede handen. Zo kunt u bij KarmacM&R ten allen tijde rekenen op de veiligheid, duurzaamheid en toegankelijkheid van uw archief.

Soorten documenten en wettelijke bewaartermijnen

Zowel voor documenten uit de advocatuur als voor notariële documenten, gelden specifieke wettelijke bewaartermijnen. Deze kunnen, afhankelijk van het soort document dat u wilt archiveren, nog wel eens verschillen. Bij KarmacM&R zijn we volledig op de hoogte van alle actuele bewaartermijnen. Wij kunnen u altijd adviseren over hoe lang uw documenten opgeslagen moeten blijven. Zo zorgen wij ervoor dat u het archief nooit meer te lang of te kort in beheer heeft.

BEWAARTERMIJNEN VOOR DE ADVOCATUUR

KarmacM&R heeft de beste archiefruimte voor het beheren van archiveren voor advocaten en notarissen.

Archief uit de advocatuur bestaat doorgaans uit documenten met een juridische waarde (zoals zaakdossiers) en administratieve papieren uit bedrijfsvoering. Volgens de wet- en regelgeving moeten zaakdossiers minimaal vijf jaar na het afsluiten van een zaak bewaard worden. Voor dit soort dossiers geldt echter ook een verjaringstermijn voor de aansprakelijkheid van advocaten op beroepsfouten van twintig jaar. Wij adviseren daarom in dit geval deze minimaal twintig jaar aan te houden als bewaartermijn voor bepaalde documenten. De bewaartermijnen die advocatenkantoren aanhouden zijn tevens afhankelijk van de aard en omvang van de betreffende dossiers.

Wat betreft financieel administratieve papieren, schrijft de Belastingdienst een bewaartermijn voor van zeven jaar. Hieronder valt, onder andere, het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de loonadministratie. Daarnaast, geldt voor gegevens die betrekking hebben op personen, zoals personeelsdossiers, dat ze niet langer bewaard mogen worden dan nodig. Voor bewaartermijnen van overige documenten kunt u gerust contact met ons opnemen. Wij gaan graag met u in gesprek voor het opstellen van een selectielijst.

BEWAARTERMIJNEN VOOR NOTARIEEL ARCHIEF

KarmacM&R levert de beste archiefruimte voor advocaten en notarissen!

Een notarieel archief bestaat voornamelijk uit notariële akten. De eis voor deze documenten is dat deze eeuwig bewaard moeten blijven. Ook wanneer een notaris stopt, moet zijn archief – het zogeheten protocol – bewaard blijven. Vaak wordt het dan overgedragen aan de opvolger van de Notaris. Extern archiveren kan bij zo’n overdracht (van vooral fysieke papieren) veel logistieke werkzaamheden besparen. Het archief blijft dan veilig opgeslagen en hoeft niet verplaatst te worden.

De bewaartermijn van financiële administratie is voor notarissen zeven jaar. Het gaat hier om administratieve papieren die voortkomen uit bedrijfsvoering, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en loonadministratie. Bij overige documenten, informeren wij u graag verder over de bijbehorende bewaartermijnen.

Karmac kan u ook ondersteunen bij het overdragen van de akten aan DocDirect. Het overdragen van de akten is aan betaalde voorwaarden en standaarden gebonden, waaraan de akten moeten voldoen. Daarvoor is veelal een bewerkingsslag noodzakelijk, die Karmac voor u kan uitvoeren. Na overdracht en acceptatie is het beheren en bewaren verder kosteloos. De investering wordt op de langere termijn ruimschoots terugverdiend.

Passende opslag en beheer met aandacht

Afhankelijk van het type document dat u wilt archiveren, kan de best passende opslag nog wel eens verschillen. Hierbij is het belangrijk dat u rekening houd met de wettelijke eisen die gesteld worden voor uw archief. Voor het bewaren van notariële akten, is opslag in een geconditioneerde archiefruimte verplicht. KarmacM&R beschikt over zo’n archiefruimte, waarin u verzekerd bent van opslag die voldoet aan de hoogst wettelijke eisen.

Voor financiële administratie gelden minder strenge eisen met betrekking tot opslaglocatie. Hiervoor zou onze palletopslag of ons magazijn met legbordstellingen volstaan. De keuze tussen deze twee is afhankelijk van hoe vaak u verwacht de documenten te moeten raadplegen. Bij KarmacM&R weten wij exact wat de best passende opslag is voor uw documenten.

Fysiek archief in combinatie met Scanning on Demand

Het digitaal procederen van zaken wordt, op grond van het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI), steeds vaker verplicht. Met onze scanning on demand service heeft u de mogelijkheid om uw dossiers geheel digitaal te ontvangen. Via onze Opvraagservice vraagt u gemakkelijk en snel het benodigde dossier op uit uw archief. Het opgevraagde dossier ontvangt als hoogwaardig pdf/a bestand, dat volledig voor u op tekst doorzoekbaar is gemaakt. Voor een uitstekende kwaliteit van de scans en daarmee een maximale tekstherkenning is Karmac de aangewezen partner. Bij KarmacM&R profiteert u van alle voordelen van een digitaal archief. Zo heeft u niet meer de zorg over uw fysieke archief en bespaard u op de beheerskosten.

Archiefvernietiging

Als de bewaartermijn van uw documenten voorbij is, zorgt Karmac ook voor een veilige afhandeling ervan. Door samenwerking met een betrouwbare partner verzekeren wij u van foutloze archiefvernietiging. Het papier wordt verwerkt tot onherkenbare snippers, waarmee ook vertrouwelijk papier altijd naar behoren wordt vernietigd. Bent u alleen op zoek naar betrouwbare partij voor vernietiging? Uiteraard helpen wij u dan ook graag verder.

Neem contact op

Wanneer u meer informatie wilt ontvangen over de bewaarplicht, de opslagmogelijkheden en de vernietiging van uw archief? Dan gaan wij graag met u rond de tafel om tot de best passende totaaloplossing te komen.

Neem gerust contact op via de onderstaande buttons voor een gesprek met uitkomsten en een vrijblijvende offerte op maat.