Karmacm&rKarmacm&r

Archiefopslag en -beheer met aandacht

kf@karmac.nl 0320 28 69 45
  • Home
  • Onze expertises
    • Archiefbeheer
    • Archiefopslag
    • Opvraagservice
    • Archiefbewerking
    • Collectiebeheer
    • Advisering
    • Digitaliseren
    • Microfilms
    • Overige diensten
  • Opslagtype
    • Speciale Projecten
    • Palletopslag
    • Legbordstellingen
    • Archiefruimte
  • Nieuws & Referenties
    • Archief
    • Nieuws
    • Referenties
    • Projecten
  • Over ons
    • Onze doelgroepen
      • Overheid
      • Zakelijke Dienstverlening
      • Advocatuur & Notariaat
      • Ziekenhuizen
      • Onderwijs
      • Cultuur
    • Onderdeel KMM Groep
    • Onze mensen
    • Onze partners
    • Vacatures KarmacM&R
  • Contact
  • Opvraagservice
  • Offerte
  • Webshop
Home / Onze doelgroepen / Advocatuur & Notariaat

Advocatuur & Notariaat

De beste archiefruimte voor advocaten en notarissen bij KarmacM&R!

Wij bieden u altijd de meest optimale uitkomst voor opslag, beheer en vernietiging. Ook uw administratieve gegevens op zijn bij ons in goede handen. Zo kunt u bij KarmacM&R ten allen tijde rekenen op de veiligheid, duurzaamheid en toegankelijkheid van uw archief.

Soorten documenten en wettelijke bewaartermijnen

Zowel voor documenten uit de advocatuur als voor notariële documenten, gelden specifieke wettelijke bewaartermijnen. Deze kunnen, afhankelijk van het soort document dat u wilt archiveren, nog wel eens verschillen. Bij KarmacM&R zijn we volledig op de hoogte van alle actuele bewaartermijnen. Wij kunnen u altijd adviseren over hoe lang uw documenten opgeslagen moeten blijven. Zo zorgen wij ervoor dat u het archief nooit meer te lang of te kort in beheer heeft.

BEWAARTERMIJNEN VOOR DE ADVOCATUUR

KarmacM&R heeft de beste archiefruimte voor het beheren van archiveren voor advocaten en notarissen.

Archief uit de advocatuur bestaat doorgaans uit documenten met een juridische waarde (zoals zaakdossiers) en administratieve papieren uit bedrijfsvoering. Volgens de wet- en regelgeving moeten zaakdossiers minimaal vijf jaar na het afsluiten van een zaak bewaard worden. Voor dit soort dossiers geldt echter ook een verjaringstermijn voor de aansprakelijkheid van advocaten op beroepsfouten van twintig jaar. Wij adviseren daarom in dit geval deze minimaal twintig jaar aan te houden als bewaartermijn voor bepaalde documenten. De bewaartermijnen die advocatenkantoren aanhouden zijn tevens afhankelijk van de aard en omvang van de betreffende dossiers.

Wat betreft financieel administratieve papieren, schrijft de Belastingdienst een bewaartermijn voor van zeven jaar. Hieronder valt, onder andere, het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de loonadministratie. Daarnaast, geldt voor gegevens die betrekking hebben op personen, zoals personeelsdossiers, dat ze niet langer bewaard mogen worden dan nodig. Voor bewaartermijnen van overige documenten kunt u gerust contact met ons opnemen. Wij gaan graag met u in gesprek voor het opstellen van een selectielijst.

BEWAARTERMIJNEN VOOR NOTARIEEL ARCHIEF

KarmacM&R levert de beste archiefruimte voor advocaten en notarissen!

Een notarieel archief bestaat voornamelijk uit notariële akten. De eis voor deze documenten is dat deze eeuwig bewaard moeten blijven. Ook wanneer een notaris stopt, moet zijn archief – het zogeheten protocol – bewaard blijven. Vaak wordt het dan overgedragen aan de opvolger van de Notaris. Extern archiveren kan bij zo’n overdracht (van vooral fysieke papieren) veel logistieke werkzaamheden besparen. Het archief blijft dan veilig opgeslagen en hoeft niet verplaatst te worden.

De bewaartermijn van financiële administratie is voor notarissen zeven jaar. Het gaat hier om administratieve papieren die voortkomen uit bedrijfsvoering, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en loonadministratie. Bij overige documenten, informeren wij u graag verder over de bijbehorende bewaartermijnen.

Karmac kan u ook ondersteunen bij het overdragen van de akten aan DocDirect. Het overdragen van de akten is aan betaalde voorwaarden en standaarden gebonden, waaraan de akten moeten voldoen. Daarvoor is veelal een bewerkingsslag noodzakelijk, die Karmac voor u kan uitvoeren. Na overdracht en acceptatie is het beheren en bewaren verder kosteloos. De investering wordt op de langere termijn ruimschoots terugverdiend.

Passende opslag en beheer met aandacht

Afhankelijk van het type document dat u wilt archiveren, kan de best passende opslag nog wel eens verschillen. Hierbij is het belangrijk dat u rekening houd met de wettelijke eisen die gesteld worden voor uw archief. Voor het bewaren van notariële akten, is opslag in een geconditioneerde archiefruimte verplicht. KarmacM&R beschikt over zo’n archiefruimte, waarin u verzekerd bent van opslag die voldoet aan de hoogst wettelijke eisen.

Voor financiële administratie gelden minder strenge eisen met betrekking tot opslaglocatie. Hiervoor zou onze palletopslag of ons magazijn met legbordstellingen volstaan. De keuze tussen deze twee is afhankelijk van hoe vaak u verwacht de documenten te moeten raadplegen. Bij KarmacM&R weten wij exact wat de best passende opslag is voor uw documenten.

Fysiek archief in combinatie met Scanning on Demand

Het digitaal procederen van zaken wordt, op grond van het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI), steeds vaker verplicht. Met onze scanning on demand service heeft u de mogelijkheid om uw dossiers geheel digitaal te ontvangen. Via onze Opvraagservice vraagt u gemakkelijk en snel het benodigde dossier op uit uw archief. Het opgevraagde dossier ontvangt als hoogwaardig pdf/a bestand, dat volledig voor u op tekst doorzoekbaar is gemaakt. Voor een uitstekende kwaliteit van de scans en daarmee een maximale tekstherkenning is Karmac de aangewezen partner. Bij KarmacM&R profiteert u van alle voordelen van een digitaal archief. Zo heeft u niet meer de zorg over uw fysieke archief en bespaard u op de beheerskosten.

Archiefvernietiging

Als de bewaartermijn van uw documenten voorbij is, zorgt Karmac ook voor een veilige afhandeling ervan. Door samenwerking met een betrouwbare partner verzekeren wij u van foutloze archiefvernietiging. Het papier wordt verwerkt tot onherkenbare snippers, waarmee ook vertrouwelijk papier altijd naar behoren wordt vernietigd. Bent u alleen op zoek naar betrouwbare partij voor vernietiging? Uiteraard helpen wij u dan ook graag verder.

Neem contact op

Wanneer u meer informatie wilt ontvangen over de bewaarplicht, de opslagmogelijkheden en de vernietiging van uw archief? Dan gaan wij graag met u rond de tafel om tot de best passende totaaloplossing te komen.

Neem gerust contact op via de onderstaande buttons voor een gesprek met uitkomsten en een vrijblijvende offerte op maat.

Contact
Offerte aanvragen
LOGO KarmacM&R

KARMACM&R

KarmacM&R is specialist in archiefopslag, archiefbeheer, archiefbewerking, advisering en digitalisering. Wij bieden voor elk bedrijf een passende oplossing om hun archief efficiënt te beheren. Met onze jarenlange ervaring in complexe document- en gegevensprocessen (sinds 1974) zijn we uitgegroeid tot een echte expert in archiefbeheer. We hebben een breed aanbod aan opslagfaciliteiten, zodat wij u altijd de beste optie voor uw archief kunnen aanbieden.

NEEM CONTACT OP

DIENSTEN

  • Archiefbeheer
  • Archiefopslag
  • Opvraagservice
  • Archiefbewerking
  • Advisering
  • Digitaliseren
  • Microfilms
  • Overige diensten

CONTACT

Pascallaan 72-74
8218 NJ Lelystad

Postbus 375
8200 AJ Lelystad

kf@karmac.nl
0320 28 69 45

KarmacM&RFollow

KarmacM&R
Retweet on TwitterKarmacM&R Retweeted
ArchiefdagenArchiefdagen@Archiefdagen·
13 jun

Stilte voor de storm 💨 In de pauze wordt hier straks weer volop genetwerkt! #GMS #Vada #MyLex #Karmac #DEVENTit #VDHmedia #HvA #RegionaalArchiefAlkmaar #Repromat #OASISGroup #Divault #Archievenblad #Picturae #DEREE #VHIC #RuerddeVries

4
Reply on Twitter 1536321417255559168Retweet on Twitter 15363214172555591681Like on Twitter 15363214172555591681Twitter 1536321417255559168
Karmac_MRKarmacM&R@Karmac_MR·
19 apr 2021

Wij zijn enorm trots op onze medewerkers en bedrijven dat de KMM Groep wederom door Deloitte is uitgeroepen tot Best Managed Company 2020-2021! #BestManaged #KMMGroep #IVIO #KARMAC #METAFOOR #PROSU #DocCare #LanguageOne #MixCom

Reply on Twitter 1384085179275169798Retweet on Twitter 13840851792751697981Like on Twitter 13840851792751697982Twitter 1384085179275169798
Karmac_MRKarmacM&R@Karmac_MR·
27 aug 2020

Bent u wel eens op zoek naar een archiefstuk in een archiefberg? Wij zijn nooit op zoek naar een archiefstuk, hierdoor kunnen wij uw archiefstuk binnen 4 uur aanleveren. Meer info? Neem dan contact met ons op via het contactformulier op onze website: https://karmacmr.nl/contact/

Reply on Twitter 1298989127518441479Retweet on Twitter 12989891275184414792Like on Twitter 12989891275184414791Twitter 1298989127518441479
Laad meer ..

 

DIENSTEN

  • Archiefbeheer
  • Archiefopslag
  • Opvraagservice
  • Archiefbewerking
  • Advisering
  • Digitaliseren
  • Overige diensten

CONTACT

Pascallaan 72-74
8218 NJ Lelystad

Postbus 375
8200 AJ Lelystad

kf@karmac.nl
0320 28 69 45

Copyright © 2023 Karmacm&r

  • Sitemap
  • Contact
  • Links