Het extern opslaan van dossiers is voor advocatenkantoren een zeer verstandige keus. De dossiers hebben doorgaans een lange bewaartermijn, waardoor de omvang van het opgebouwde archief aanzienlijk van omvang kan zijn. De dossiers bevatten ook een schat aan informatie over zaken die in het verleden (met succes) afgesloten zijn. Met het extern beheer door KarmacM&R is de veilige opslag en toegankelijkheid van de dossiers gegarandeerd, tegen lagere beheerskosten dan bij opslaan van dossiers op kantoor.
Notariskantoren hebben vanzelfsprekend een grote verantwoordelijkheid voor het beheren van de akten, tot het moment dat deze overgedragen mogen worden aan de overheid. Het extern opslaan van dossiers en akten vergroot de veiligheid en is efficiënter dan opslag in eigen beheer. Daarnaast is KarmacM&R gespecialiseerd in het ompakken en overdraagbaar maken van akten als de termijn voor toestemming voor overdracht is aangebroken.
Een van de geconditioneerde archiefruimten voor
Advocaten en Notarissen
bij KarmacM&R
Passende opslag en beheer met aandacht
Afhankelijk van het type document dat u wilt archiveren, kan de best passende opslag nog wel eens verschillen. Hierbij is het belangrijk dat u rekening houd met de wettelijke eisen die gesteld worden voor uw archief. Voor het bewaren van notariële akten, is opslag in een geconditioneerde archiefruimte verplicht. KarmacM&R beschikt op twee locaties over zo’n archiefruimte, waarin u verzekerd bent van opslag die voldoet aan alle wettelijke eisen.
Voor afgehandeld faillisementsdossiers en financiële administratie gelden minder strenge eisen met betrekking tot opslaglocatie. Hiervoor zou onze palletopslag of ons magazijn met legbordstellingen volstaan. De keuze tussen deze twee is afhankelijk van hoe vaak u verwacht de documenten te moeten raadplegen. Bij KarmacM&R weten wij exact wat de best passende opslag is voor uw documenten.
Fysiek archief in combinatie met Scanning-on-demand
Het digitaal procederen van zaken komt voor sommige rechtsgebieden, maar matig van de grond, waardoor fysieke dossiers nog veel gebruikt worden. Daarnaast wordt een papieren dossiers nog veel gebruikt vanwege de voordelen die nog ervaren worden. Fysieke dossiers kunnen zodra ze bij ons in de opslag staan door onze scanning-on-demand service, binnen 24 uur digitaal geleverd worden in een hoogwaardige kwaliteit en zijn dan volledig doorzoekbaar gemaakt. Via onze web portal Opvraagservice vraagt u eenvoudig het benodigde dossier op uit uw archief. Het opgevraagde dossier ontvangt als hoogwaardig pdf/a bestand, dat volledig voor u op tekst doorzoekbaar is gemaakt. Voor een uitstekende kwaliteit van de scans en daarmee een maximale tekstherkenning zijn wij de aangewezen partner. Diverse relaties kiezen ook voor het jaarlijks in bulk digitaliseren van dossiers, zodat dossiers reeds digitaal beschikbaar zijn en de omvang de van het archief afneemt. Zo heeft u niet meer de zorg over uw fysieke archief en investeert u in een besparing op de beheerskosten.
Soorten documenten en wettelijke bewaartermijnen
Zowel voor documenten uit de advocatuur als voor notariële documenten, gelden specifieke wettelijke bewaartermijnen. Deze kunnen, afhankelijk van het soort document dat u wilt archiveren, nog wel eens verschillen. Bij KarmacM&R zijn we volledig op de hoogte van alle actuele bewaartermijnen. Wij kunnen u altijd adviseren over hoe lang uw documenten opgeslagen moeten blijven. Zo zorgen wij ervoor dat u het archief nooit meer te lang of te kort in beheer heeft.
Bewaartermijnen voor de advocatuur
KarmacM&R heeft de beste archiefruimte voor het beheren van archiveren voor advocaten!
Archief uit de advocatuur bestaat doorgaans uit documenten met een juridische waarde (zoals zaakdossiers) en administratieve papieren uit bedrijfsvoering. Volgens de wet- en regelgeving moeten zaakdossiers minimaal vijf jaar na het afsluiten van een zaak bewaard worden. Voor dit soort dossiers geldt echter ook een verjaringstermijn voor de aansprakelijkheid van advocaten op beroepsfouten van twintig jaar. Wij adviseren daarom in dit geval deze minimaal twintig jaar aan te houden als bewaartermijn voor bepaalde documenten. De bewaartermijnen die advocatenkantoren aanhouden zijn tevens afhankelijk van de aard en omvang van de betreffende dossiers.
Wat betreft de financieel administratieve dossiers, is de voorwaarde die de Belastingdienst stelt met een bewaartermijn voor van zeven jaar. Hieronder valt, onder andere, het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de loonadministratie. Daarnaast, geldt voor gegevens die betrekking hebben op personen, zoals personeelsdossiers, dat ze niet langer bewaard mogen worden dan nodig. Voor bewaartermijnen van overige documenten kunt u gerust contact met ons opnemen. Wij gaan graag met u in gesprek voor het opstellen van een selectielijst.
Bewaartermijnen voor notarieel archief
De beste archiefruimte voor notarissen bij KarmacM&R!
Een notarieel archief bestaat voornamelijk uit notariële akten. De eis voor deze documenten is dat deze eeuwig bewaard moeten blijven. Ook wanneer een notaris stopt, moet zijn archief – het zogeheten protocol – bewaard blijven. Vaak wordt het dan overgedragen aan de opvolger van de Notaris. Extern archiveren kan bij zo’n overdracht (van vooral fysieke papieren) veel logistieke werkzaamheden besparen. Het archief blijft dan veilig opgeslagen en hoeft niet verplaatst te worden.
De bewaartermijn van financiële administratie is voor notarissen zeven jaar. Het gaat hier om administratieve papieren die voortkomen uit bedrijfsvoering, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en loonadministratie. Bij overige documenten, informeren wij u graag verder over de bijbehorende bewaartermijnen.
Karmac kan u ook ondersteunen bij het overdragen van de akten aan DocDirect. Het overdragen van de akten is aan betaalde voorwaarden en standaarden gebonden, waaraan de akten moeten voldoen. Daarvoor is veelal een bewerkingsslag noodzakelijk, die Karmac voor u kan uitvoeren. Na overdracht en acceptatie is het beheren en bewaren verder kosteloos. De investering wordt op de langere termijn ruimschoots terugverdiend.
Archiefvernietiging
Als de bewaartermijn van uw documenten voorbij is, zorgt Karmac ook voor een veilige afhandeling ervan. Door samenwerking met een betrouwbare partner verzekeren wij u van foutloze archiefvernietiging. Het papier wordt verwerkt tot onherkenbare snippers, waarmee ook vertrouwelijk papier altijd naar behoren wordt vernietigd. U ontvangt na de vernietiging indien gewenst een certificaat, waarmee u kan aantonen dat de privacy gevoelige informatie ook daadwerkelijk vernietigd is.
Neem contact op
Wanneer u meer informatie wilt ontvangen over de opslagmogelijkheden van uw archief bij KarmacM&R neem dan contact op. Wij komen graag met u in gesprek om tot de best passende totaaloplossing te komen.
Neem gerust contact op via de onderstaande buttons voor een gesprek met uitkomsten en een vrijblijvende offerte op maat.
