Elk overheidsorgaan, van ministeries tot gemeenten, dient haar informatievoorziening te regelen volgens de archiefwetgeving die in 1995 is vastgesteld. De Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling vormen het kader waarbinnen overheidsarchief dient te worden gestroomlijnd. KarmacM&R is specialist in het opslaan, ordenen en afhandelen van ieder overheidsarchief, volgens deze officiële wet- en regelgeving. Wij helpen u graag om tot een passende totaaloplossing te komen.
Selectielijsten en archiefbewerking
Hoe lang archiefbescheiden bewaard moeten blijven, moet bij elk overheidsorgaan worden vastgesteld in een selectielijst. Een selectielijst is een lijst waarin beschreven staat hoe de archieven benoemd moeten worden en voor welke periode de archieven bewaard moeten blijven. Omdat een deel van het overheidsarchief eeuwig bewaard moet blijven, wordt hierin dus bepaald welk soort archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard moeten blijven. De officiële selectielijsten voor elke overheidsbranche worden vastgesteld en vrijgegeven door het Nationaal Archief en kunt u hier vinden.
Om de selectielijst gemakkelijk en foutloos op te kunnen stellen, is het van belang uw archief keurig op orde te hebben. Door de jaren heen wordt echter veel bewaard, en kan de orde daardoor nog wel eens zoek raken. Met aandachtige archiefbewerking brengt KarmacM&R de verloren structuur weer helemaal terug. Door veel ervaring in het werken met selectielijsten, kunnen wij uw archief zó registreren, bewerken of opschonen dat de selectielijst naar behoren kan worden nageleefd. Zo bent u verzekerd van foutloze selectie en voorkomt u dat archiefbescheiden te lang worden bewaard, of te vroeg worden vernietigd.
Passende opslag en beheer met aandacht
In de selectielijsten, is voor elke categorie archiefbescheiden vastgesteld of deze op termijn vernietigd moet worden, of voor altijd bewaard moet blijven. Voor deze twee soorten archief worden verschillende eisen gesteld aan de ruimte waarin ze worden opgeslagen tijdens de bewaartermijn. Voor archiefbescheiden die op termijn vernietigd moeten worden, gelden slechts een paar algemene eisen. Afhankelijk van uw wensen, kiest u hier bij Karmac voor onze palletopslag of ons magazijn met legbordstellingen, waarbij uw archief vakkundig wordt opgeslagen in dozen of op pallets.
Archiefbescheiden die voor eeuwig bewaard moeten blijven, moeten na een periode van maximaal 20 jaar overgeplaatst worden naar een archiefbewaarplaats. Een archiefbewaarplaats is een opslagruimte die beschikbaar wordt gesteld door het Nationaal Archief en voldoet aan hoge kwaliteitseisen. Echter, voordat overplaatsing naar deze ruimte gebeurt, moeten archiefbescheiden eerst opgeslagen worden in een archiefruimte die voldoet aan de wettelijke eisen zoals vastgesteld in de Archiefregeling. Hierbij is het van belang dat het archief professioneel beheerd wordt en de archiefruimte geconditioneerd is – met uitvoerige maatregelen tegen brand, verval en waterschade. De archiefruimte van KarmacM&R voldoet aan al deze wettelijke eisen en schikt zich uitstekend voor eeuwig te bewaren archief. Bij ons kunt u daarom altijd rekenen op passende opslag in de vereiste periode.
Afhandeling archief
De afhandeling van een overheidsarchief wordt vaak op twee manieren gedaan, afhankelijk van de categorie waarin de archiefbescheiden vallen op de selectielijst. Bij eeuwig te bewaren documenten, zal na een periode van maximaal 20 jaar een overdracht naar een archiefbewaarplaats moeten plaatsvinden. Voor archiefbescheiden uit de categorie die na verloop van tijd vernietigd dient te worden, is een veilige archiefvernietiging op zijn plaats. KarmacM&R pakt beide manieren van afhandeling voor u op en zorgt er altijd voor dat uw archief vakkundig op zijn eindbestemming terecht komt
Neem contact op
Wilt u meer informatie over de implicaties van de archiefwetgeving voor uw archief? Onze experts helpen u graag verder.
Neem gerust contact op via de onderstaande buttons voor een gesprek met uitkomsten en een vrijblijvende offerte op maat.
