Zodra uw archief bij Karmac in opslag is genomen, blijft u te allen tijde op de hoogte van de stand van zaken van uw archief. Anders dan veel andere opslagbedrijven werkt Karmac niet met losse Excel lijsten of andere losstaande registratiemethodieken. Uw archief is bij Karmac altijd en overal voor u beschikbaar via onze Opvraagservice.
Karmac werkt voor de registratie met een online portal (Opvraagservice), waarin de gegevens goed beveiligd opgeslagen worden. Zodra het archief is geplaatst en geregistreerd, kunnen de geautoriseerde medewerkers het archief van afstand beheren. De contractbeheerder / opdrachtgever bepaald wie er geautoriseerd mogen worden. Via de portal kan de beheerder zelf zijn collega’s autoriseren voor het archief. De beheerder kan gebruikers ook blokkeren.
Middels de gelaagde autorisatiemogelijkheden kunnen de medewerkers alleen het (deel)archief raadplegen, waar ze door de beheerder toe geautoriseerd zijn. Vanzelfsprekend kunnen onze medewerkers dat ook voor u regelen. De toegang tot de portal is vanzelfsprekend goed beveiligd met een inlognaam en wachtwoord. Aanvullend is een IP-adrescontrole mogelijk, zodat gebruikers alleen vanuit een vaste bedrijfscomputer toegang kunnen krijgen.
Opzoeken en opvragen
Vanzelfsprekend kunt u online dozen/dossiers (items) opzoeken, opvragen en volgen. Het is mogelijk om in alle aanwezige (tag)gegevens te zoeken en zo te bepalen welk item u wenst op te vragen.
Bij het opvragen kunt u aangeven hoe snel en op welke wijze u het dossier wilt ontvangen. Heeft u een spoedaanvraag? Dan kunnen wij het dossier al binnen één uur digitaal bij u aanleveren. Een fysiek dossier kunnen wij binnen vier uur aanleveren.
Wij scannen alle opvragen standaard voor u in kleur in en leveren het dossier als pdf/a bestand aan u op. Door middel van OCR tekstherkenning is het volledige PDF bestand op tekst doorzoekbaar. Tekeningen die zijn toegevoegd aan dossiers worden automatisch mee gescand.
Karmac beschikt over microfilmscanners, die alle voorkomende variaties zoals rolfilms (16/35mm), vensterponskaarten, microfiches of jackets kunnen digitaliseren. Verder beschikken wij over boekenscanners, waarmee van gebonden boeken, scans gemaakt kunnen worden. Wij kunnen alle verschillende verschijningsvormen van uw archief voor u opslaan en digitaal aan u opleveren.
Rapportagemodule Opvraagservice
Bij Karmac kunt u als een van de weinige professionele archiefopslagbedrijven gebruik maken van de Rapportagemodule. Middels de rapportagemodule krijgt u volledig inzicht in het bij Karmac extern geplaatste archief. Zo kunt u zelf middels selecties binnen een door u zelf gekozen datumreeks, overzichten genereren van bijvoorbeeld:
- Totale omvang van het archief, per afdeling, deelarchief, archiefsoort etc.
- Aanwas per periode;
- Aantallen opvragen inclusief de details (zowel regulier als spoed opvragen);
- Overzichten generen van uitgeleende items;
- Overzichten maken van te vernietigen items;
Dankzij de rapportagemodule in de Opvraagservice is het mogelijk om meerdere medewerkers inzicht te geven in het beheer van uw archief. Dit is zeker interessant voor onze relaties die vanuit meerdere vestigingen werken. Hierdoor kan het beheer van het archief bij meerdere medewerkers belegd worden. In de onderstaande afbeelding vindt u een overzicht van de mogelijkheden van de rapportagemodule:
Middels het extern opslaan van uw archief bij Karmac behoudt u dus volledige controle over uw waardevolle archief! Overweegt u om uw archief door Karmac te laten beheren? Maak dan een afspraak met één van onze specialisten.