Het extern opslaan en laten digitaliseren van documenten die u op het moment van raadplegen nodig heeft kan voor de meeste archieven een efficiënte en kostenbesparende oplossing zijn. Er zijn ook goede argumenten om archieven in zijn geheel te laten digitaliseren al dan niet in combinatie met archiefopslag na digitalisering. De informatie is dan immers permanent en direct beschikbaar en op alle locaties te raadplegen vanuit uw documentbeheer systeem. Ook als bijvoorbeeld de bewaartermijnen van de documenten lang zijn of een dossiers vanuit privacy overwegingen vele diverse bewaartermijnen heeft (zoals bij personeelsdossiers), kan een investering op de korte termijn verstandig zijn.
De alternatieve oplossing van externe archiefopslag in combinatie met Scanning on Demand is eveneens een prima oplossing als er uit het archief dat bewaard moet blijven minder vaak documenten opgevraagd hoeven te worden, maar wel op een veilige en toegankelijke manier bewaard moeten worden.
Als de bewaartermijn relatief kort is en de stukken op termijn vernietigd mogen of moeten worden, dan is het meestal niet rendabel om alles te laten digitaliseren. Voor dit soort archieven en documenten is een combinatie van fysieke archief opslag met Scanning on Demand een betere oplossing.
Daarnaast vraagt het digitaliseren een doorgaans grote investering, die pas op langere termijn terugverdiend kan worden.
Archief laten digitaliseren
Voor grotere scanprojecten, zoals het digitaliseren van een volledige archief of collectie of digitaliseren voor vervanging, werkt KarmacM&R heel nauw samen met zusterbedrijf Karmac Informatie & Innovatie. Wilt u weten welke mogelijkheden er zijn voor het digitaliseren van uw archief, klik dan door naar de website van ons zusterbedrijf en vraag geheel vrijblijvend om nadere informatie.
Klik op de schermafbeelding en ga direct naar de website:
